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Articles

Affichage des articles du 2012

Pourquoi et comment faire un suivi de ses factures et devis ?

Votre trésorerie est très importante pour votre société, c’est elle qui lui garantit une bonne santé.
La seule façon d'avoir une trésorerie saine est de bien suivre ses factures et de relancer dès que c'est nécessaire.
En général, une première relance par téléphone est faite 10 jours après l'échéance de la facture. Cette première relance est cordiale, je m'assure que le client a bien reçu la facture.
Si au bout de 30 jours suivant cette relance, il n'y a toujours pas de règlement, j'envoie une seconde relance par courrier. Toujours cordiale mais écrite, en général la procédure s'arrête là.
La troisième relance avec accusé de réception et menace d’envoi de la créance au contentieux intervient 30 jours après. Là, cela ne peut plus être une erreur ni un oubli.
Si toujours rien au bout de 10 jours, j'envoie une mise en demeure.
Afin de suivre correctement l'état des factures, j'ai créé un tableau Excel qui me rappelle les factures qui sont en retard, ave…

Une page se tourne...

Le 5 janvier 2012, j’ai intégré Créalead, une coopérative d’entrepreneurs, afin de tester la viabilité de mon projet de secrétaire indépendante. Je me fixais une année pour débuter mon activité. Je sais que le chemin est long et qu’il faut entre 1 et 2 ans pour commencer à travailler.
J’ai passé les 4 premiers mois à prospecter sans avoir aucun retour. Là, certains doutes ont commencé, mais c’est pas en 4 mois qu’une entreprise se lance donc il faut continuer à prospecter.
J’ai ensuite eu la chance qu’une consœur ne puisse plus assurer sa mission de téléprospection, elle m’a alors mise en relation avec son client. J’ai alors décroché mon premier client fixe. Il me fait travailler environ 50 heures par mois, ce que je trouve super pour un premier client. Cette mission m’a permis d’acheter le matériel nécessaire à mon activité et à bien organiser mon espace de travail.
Mais avec une mission de prospection téléphonique 4 demi-journées par semaine, pas facile d’assurer ma propre prospectio…

ENJOYYYYYY !!!!!!! Cri de guerre d’Authentik-Kid !

Authentik-kid ??? C’est qui ? C’est quoi ?
On a tous rêvé (en secret, hein, faut pas le dire) d’un bouton ON/OFF sur nos enfants, quand les dents pointent, quand nos chers bambins ont faim à 4h du mat…Eh bien, eux, ils l’ont fait ! Ils ont osé mettre ce bouton sur une jolie barboteuse…Et toute la collection bébé est dans cet esprit, drôle mais surtout design. Vos bébés aussi, ont la classe grâce à Authentik-Kid, deux déjantés avec un cœur gros comme ça et une imagination débordante.
Ne soyez pas en reste, les plus grands ont aussi leurs visuels sympa. Audrey et Kritik observent le monde, les gens et font de jolies créations, tendances, drôles et Authentik !
L’idée de cette entreprise est née de « l’imagination sans limite et des idées (bonnes ou mauvaises) toutes les 2 min d’Audrey, associées au talent et à la folie de Kritik ». Ces deux amis ont décidé de travailler ensemble leurs dons afin de créer quelque chose « de surprenant ». À première vue c’est un pari réussi :-).
Comme tous ch…

Mes 5 règles à respecter !

Voilà plus de 6 mois que je suis en activité. Comme j’aime avancer sans refaire les mêmes erreurs je me suis fixée 5 grandes règles à respecter. Je vous les partage, afin qu’on puisse échanger sur le sujet. 
1-Mon principal client c’est MOI !
Et oui, au début on n’a pas de client, donc on prospecte tout le temps. On ne se pose pas de questions. Puis vient le premier client, dans mon cas, ce fut un client en prospection téléphonique. Je débutais dans cette prestation et cela m’a pris un peu de temps pour trouver mes marques. Mais après 4 heures de prospection téléphonique par jour pour lui, je n’avais pas trop envie de prospecter pour moi. Au bout de 2 mois de travail pour lui et 6 mois d’activité totale, je n’avais toujours que lui (ce qui est déjà pas mal on est bien d’accord !). J’ai donc cherché comment trouver d’autres clients et surtout comment m’organiser pour reprendre ma prospection téléphonique car, je pense que c'est une force pour moi. J’ai lu un livre Trouver ses clients…

Bilan des 6 mois

Le 5 juillet, j’ai signé le renouvellement de mon contrat ce qui correspond à 6 mois d’activité. Le temps de faire le petit bilan des 6 mois.
Ce que je retiens c’est que le temps passe super vite ! Déjà 6 mois ! J’ai l’impression de n’avoir rien vu passer !
J’ai beaucoup prospecté et je n’ai encore pas vu de retours de cette prospection. Ce qui est quelque peu décourageant. Mais je sais qu’il faut semer les petites graines et récolter les fruits plus tard. Donc je reste motivée.
J’ai la chance d’avoir un premier client régulier très sympathique. J’en ai eu d’autres ponctuels mais je compte en avoir au minimum un autre régulier avant la fin de l’année. C’est mon objectif. Je vais donc tout faire pour y arriver !
J’ai la chance de faire partie d’une coopérative. En début d’activité j’ai pris le temps de faire pas mal de formations qui m’ont permises de me recadrer. J’ai recentré mon offre et j’ai pu mieux cibler ma prospection.
Je me suis rendue compte qu’il fallait un peu de temps pour…

Premier rendez-vous « Parlez nous un peu de vous... » : Jean Pierre.

Aujourd’hui c’est Jean Pierre qui nous parle de son activité.
Jean Pierre est passionné d’informatique depuis toujours. Il a un métier qu’il exerce les matins, qui le fait se lever très tôt, mais il a quand même décidé de se lancer dans l’aventure de l’entrepreneuriat « avec zéro client en vue et zéro euro pour débuter ». Et de rien, il a fait une belle aventure. Au bout de 3 ans d’existence, il nous confie que le chemin est semé d’embûches mais que quand il sort de chez un client qu’il a réussi à fidéliser, et que celui-ci lui dit : "Merci !!" avec un grand sourire, cela lui procure une grande fierté (et on le comprend !).
La plus grande difficulté de Jean Pierre est de se faire connaître, pas facile de créer ses documents commerciaux ou de faire de la publicité avec un petit budget et pas « de formation de graphiste ». Mais il a quand même réussi à faire lui-même son site internet et le référencement de celui-ci !
Mais grâce à son travail de qualité et ses offres adaptées aux …

Transcription d’entretiens sociologiques.

Les étudiants en master de sociologie doivent rédiger pour la fin de l’année un mémoire. Dans cette matière, il y a une méthodologie pour la rédaction de celui-ci. Le sujet de ce mémoire peut être enrichi de deux façons : soit grâce à une étude complète composée de 150 à 200 questionnaires, soit grâce à une bonne quinzaine d’entretiens. C’est de ces entretiens que nous allons parler, car ils peuvent être confiés à une secrétaire indépendante.
Dans la grande majorité des cas, ces entretiens durent environ 1 heure. 1 heure d’entretien signifie entre 4 à 8 heures de travail de transcription en fonction de la personne qui retranscrit. 
Attention à la qualité du fichier son ! Il vaut mieux demander un exemple du fichier (ou des fichiers s’il y en a plusieurs) car un mauvais son peut rendre le travail très pénible !
En effet, un entretien sociologique doit être retranscrit en mot-à-mot car pendant l’entretien il est possible que certaines choses passent inaperçues ou ne paraissent pas im…

E mailing rapide et efficace.

Pour celles et ceux qui ont le pack office.
C’est vraiment tout simple, tout d’abord il faut collecter des adresses. On les place dans un fichier Excel pour rendre la recherche des destinataires plus facile.
Ensuite on rédige un document Word comme si c’était un E-mail (ne pas oublier la signature et la phrase de rétractation).
On clique sur l’onglet Publipostage et puis « sur démarrer la fusion et le publipostage ».
On choisit « messages électroniques ».
On sélectionne ensuite les destinataires avec « utiliser la liste existante » (puisque vous l’avez faite sur Excel), allez chercher votre liste (nommez-la de façon à la repérer facilement).
Insérez les champs de fusion que vous souhaitez où c’est nécessaire.
Vous pouvez visualiser les résultats en faisant défiler quelques mails dans « aperçu des résultats ». Et vous « terminez et fusionnez » avec le bouton et hop c’est magique vos mails partent.
Vous pouvez également modifier la liste des destinataires, c’est ce que je fais comme j’ajout…

Ne négligez pas votre plan marketing !

Il y a quelques temps j’ai assisté à une formation marketing, cette formation m’a beaucoup aidée, et peut-être que cet article vous aidera un peu aussi.
Premier jour de formation, on nous a demandé de faire une présentation flash de 2 min environ. Là je me suis rendue compte que je n’avais pas de cible précise et que je ne savais pas très bien expliquer mon projet (et j’étais loin d’être la seule). Je me suis un peu alarmée, car j’avais bien préparé mon projet, je savais à qui il était destiné, mais finalement je n’arrivais pas à bien l’exprimer. Comme je n’avais pas de cible précise et mal défini mon offre, j’étais bloquée dans ma prospection. Je partais un peu dans tous les sens et je m’éloignais de l’essentiel : mon projet.
Il m’a donc fallu définir UNE cible de prospection. En effet, je prospectais les médecins (pour de la permanence téléphonique), les artisans (pour du secrétariat sur site ou à distance), les professions libérales (pour de la transcription audio). Et je partais…

Mon communiqué de presse :-)

Evolution du métier : Les secrétaires deviennent indépendantes et tout le monde y trouve son compte.
En 2012, nous constatons une augmentation de petites entreprises qui ont des besoins bien spécifiques. Les secrétaires indépendantes ont su réagir et leurs proposent des services adaptés.
Aujourd'hui avoir une secrétaire personnelle, oui c'est possible !Les entrepreneurs indépendants ont tous en plus de leur travail, l'obligation de s'occuper de leurs tâches administratives. Même avec les régimes simplifiés, il est nécessaire de communiquer, de relancer et suivre ses clients ou fournisseurs par exemple. Mais la gestion administrative d'une société requiert des compétences particulières ne serait-ce que la maîtrise parfaite des outils informatiques. Une secrétaire indépendante gère toute cette partie et permet donc à l'entrepreneur de consacrer son temps uniquement à son travail.
Stéphanie secrétaire indépendante, gère vos tâches administratives en toute confiance.
L…

Obligation du chef d'entreprise : Réaliser un document unique.

(DU)Document Unique ou (DUER) Document Unique d’Evaluation des Risques
Le Document Unique sert à transcrire les résultats de l’évaluation des risques et à lister les solutions à mettre en œuvre. Il est obligatoire depuis 2001 dans toutes les entreprises quel que soit le secteur d’activité et le nombre de salariés. Il doit recenser tous les risques professionnels identifiés dans l’entreprise par le chef d’entreprise. Il doit être réévalué tous les ans (et après chaque accident du travail) et doit permettre de mettre en place un plan d’actions en prévention. C’est le chef d’entreprise qui est le seul responsable de ce document, même s’il mandate une autre personne pour le faire. Il doit être mis à la disposition de toute personne qui peut en avoir besoin (représentant du personnel, inspecteur du travail, contrôleur de la CARSAT) ainsi qu’aux salariés de l’entreprise, il est en général placé au même endroit que le règlement intérieur. Il doit être cohérent, lisible, et doit permettre u…

Comme promis voici la petite astuce dont je me sers lors de mes E-Mailing.

Comment savoir si les gens à qui j’envoie des mails consultent mon site internet via le lien inclus dans le mail ? Tout d’abord on écrit le mail… (Jusque là tout le monde connait...) Ensuite on met le lien vers notre site internet (c’est là qu’il y a la petite astuce) mais on utilise une fonction qui pourra être analysée par Google Analytics (on est bien d’accord qu’il faut s’inscrire sur Google Analytics avant… sinon cela ne marche pas…). Il vaut mieux utiliser la fonction lien (souvent représentée comme ceci ∞ ) ce sera plus facile. Voici à quoi cela correspond :














Détail du fameux lien : http://www.monsiteinternet.com/?utm_source=identifiant1&utm_medium=identifiant2&utm_campaign=identifiant3 http://www.monsiteinternet.com/ : adresse de votre site (vous aviez compris.. lol) identifiant1 : Vous devez mettre quelque chose qui vous permet de distinguer votre envoi (exemple prospection, ou relance, ou ce que vous voulez) identifiant2 : Là encore vous mettez ce que vous voulez, moi je p…

Le pluriel des noms simples

Quelquefois, il m’arrive de m’interroger sur des règles grammaticales. Devant la complexité de la langue française, je me prépare des petites fiches. Je me suis dit que cela pourrait éventuellement être intéressant de partager mes recherches avec vous. Commençons par : Le pluriel des noms simples. Il y a deux grandes règles simples : Les noms communs prennent un s au pluriel et les adverbes sont invariables. Mais si cela était si simple… Ce ne serait pas drôle. Il existe donc des exceptions et des cas particuliers. Commençons donc par les exceptions : Les noms en «AU, EAU» prennent un x au pluriel sauf : Landaus et sarraus. Les noms en  «EU» prennent également un x sauf : Bleus et pneus Les noms en «Ou» prennent un s sauf les fameux : Bijoux, choux, cailloux, genoux, hiboux, poux, joujoux. Les noms en «AL» font  «AUX» au pluriel sauf : cals, bals, carnavals, pals, récitals, régals, festivals et chacals, avals, cérémonials, régals, (finals, chorals, récitals uniquement dans le cadre music…

Premier mois, premier bilan : j’hallucine !

Eh oui, cela va faire un mois que ma petite entreprise est en marche. Le bilan pourrait être mauvais : Pas de clients, mise en place de la prospection pas très productive, toujours très difficile de me mettre en avant. Mais au lieu de cela j’ai envie de dire : WAOUH ! Les résultats obtenus pour ce premier mois sont impensables pour moi, je n’osais même pas imaginer un tel truc ! J’évalue 3 points : mon blog, mon site internet et « mes contacts ». Mon blog : historique global des pages vues : 436, pages vues le mois dernier : 190. Pour un blog pas référencé, présent juste sur ma page facebook, je trouve cela terrible ! Mais qui sont ces gens qui viennent regarder ces pages… Franchement je pensais que mis à part Maman et Moi, personne trouverait ce blog… D’après les statistiques toujours, 8 personnes auraient trouvé mon blog en tapant « secrétaire indépendante ». Pour un début, je trouve cela super motivant. Mon site internet : Là encore, merci Maman qui glisse l’existence de mon site à to…

Mon site internet.

Une secrétaire indépendante travaille généralement à distance de ses clients, elle peut donc travailler pour quelqu’un qui se trouve à l’autre bout de la France. Mais pour cela, il faut se faire connaître. Quoi de mieux qu’un site internet bien référencé pour cela.
Je me suis donc mise en quête de la meilleure solution pour créer mon site internet. Je pouvais faire une formation « création site internet » grâce à mon DIF. J’ai appelé pour faire un devis, la personne m’a dit : « Madame, si vous n’y connaissez rien, ce n’est pas une bonne idée de vous lancer là-dedans. Il faut un minimum de connaissances dans le langage HTML et CSS. » Moi : « Heu Monsieur, le but d’une formation n’est-il pas d’apprendre tout cela justement ? » Il me répond : « Oui mais ce n’est pas évident, c’est compliqué il faut beaucoup de logique, un peu comme les mathématiciens, vous trouverez des formations qui vous promettent des choses, mais sans aucune compétence cela me parait difficile, je préfère vous le dire.…

Lancement !

Je vous souhaite une très bonne et heureuse année 2012 ! Aujourd’hui est un grand jour pour moi, j’intègre la coopérative d’entrepreneurs Créa-Lead. Ce qui signifie que je suis officiellement secrétaire indépendante. Quand j’ai décidé de faire ce métier en indépendante, je me suis dit qu’il n’était pas judicieux de rester seule dans mon coin et qu’il serait plutôt bénéfique de trouver d’autres personnes dans mon cas pour partager nos expériences. Je me suis alors inscrite sur des forums et des réseaux sociaux. J’ai trouvé sur l’un d’eux un groupe génial où se mêlent entraide, partage et bonne humeur. Un membre de ce groupe m’a parlé de son expérience en couveuse et de ce qu'elle lui a apporté. Curieuse, j’ai creusé le sujet et c’est comme cela que j’ai connu Créa-lead. J’ai choisi cette voie plutôt que de me lancer seule pour trois raisons : - Financière : Je peux cumuler mon CA et mes indemnités assedic et donc investir dans du matériel.
- Pratique : Je vais, pendant le temps pass…