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Gestion de projets avec Outlook !




En tant que secrétaire indépendante, je facture souvent mes clients à l’heure. Quand on n’a pas beaucoup de clients, c’est assez simple à gérer, mais cela peut vite devenir difficile. 

J’ai également besoin de mesurer les actions que je mets en place pour ma prospection pour voir si elles sont rentables ou pas. J’ai donc encore une fois besoin de savoir le temps que je passe sur chaque chose. 

J’ai cherché des logiciels de gestion de projets, j’ai trouvé des choses intéressantes. Mais il fallait aller se connecter sur un site pour gérer tout cela, ce n’est pas très pratique (et si ce n’est pas pratique, cela m’énerve assez vite !.. Vous devez commencer à le savoir:-))

A mon arrivée à Crealead, j’ai dû me mettre à leur façon de travailler. En pleine réflexion sur le sujet, on m’a demandé de remplir le calendrier Outlook avec les activités, de façon à pouvoir imputer les coûts s’y reportant. 

Toujours intéressée pour apprendre de nouvelles astuces, j’ai demandé plus d’informations et le fonctionnement. 

Et là, miracle ! Un outil de gestion de projets, gratuit, convivial et efficace. 
En effet, il vous suffit de mettre vos activités au fur et à mesure dans le calendrier Outlook (oui, le faire une fois par mois, cela ne sert plus à rien.. J’ai testé pour vous ( on a déjà du mal à se rappeler de ce qu’on a fait la veille quand il faut tout détailler !)

À chaque période (en fin de mois me semble le plus logique), on fait une petite extraction : 
On se met sur le calendrier : Fichier/Importer ou exporter ==> choisir exporter les données vers un fichier ==> Choisir le logiciel que vous souhaitez utiliser (je vous conseille Excel, plus pratique pour la suite) ==> Cliquer sur calendrier (si vous suivez, vous avez bien compris qu’on cherche à exporter notre calendrier ! )==> Choisir un emplacement (ça, je vous laisse faire) 

Et voilà !

Vous ouvrez le fichier et vous avez peur ! Oui, c’est vrai c’est un fichier pas très accueillant…

 Mais en supprimant les colonnes inutiles et en mettant des petites options de tri ! Vous voilà en possession d’un outil super efficace !

Vous pouvez même mettre des catégories (moi, j’aime bien, cela parle mieux et cela permet de dire à ses clients : "j’ai passé tant de temps sur tel projet », etc. Et en plus c’est joli avec les couleurs ! )

Je vous expliquerai dans un prochain article comment synchroniser Outlook sur un autre PC, comme cela vous pouvez mettre à jour votre calendrier plus facilement.
Et vous alors comment vous gérez vos projets ?

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